Program do gabinetu fizjoterapeutycznego

Pakiet dziesięciu zabiegów sprzedajesz raz, a system pilnuje salda: ile wizyt wykorzystanych, ile zostało, do kiedy karnet jest ważny. Przy każdej wizycie odlicza jedną pozycję automatycznie, więc nikt nie liczy kresek na kartce.

Terminy z serii umawiasz z góry jednym ruchem, w stałe dni i godziny, z możliwością przesunięcia pojedynczej wizyty bez rozsypywania reszty.

Do karty pacjenta wpisujesz wywiad, testy funkcjonalne i notatki z każdej sesji. Historia ułożona chronologicznie pokazuje postęp, a przy przekazaniu pacjenta innemu terapeucie nic nie trzeba odtwarzać z pamięci.

Zalecenia do domu wysyłasz pacjentowi wiadomością wprost z karty.

• Grafik osobno dla terapeutów, gabinetów i urządzeń
• Wizyty domowe z czasem dojazdu uwzględnionym w grafiku
• Rozliczenia terapeutów według stawki godzinowej lub prowizji
• Raport wykorzystania karnetów i przychodu per terapeuta

Halo24 wyręcza zespół w codziennych kontaktach z pacjentami: przypomina SMS-em o terminach wizyt, informuje o urlopie terapeuty albo o aktualnej promocji. Życzenia urodzinowe mogą wychodzić automatycznie, a świąteczne jedną wysyłką do wybranej grupy, co buduje wizerunek gabinetu bez dodatkowej pracy.

Raporty przyspieszają rozliczanie terapeutów i porządkują sprzedaż pakietów zabiegów.

Podstawą jest kalendarz z kartą pacjenta. Resztę włączasz w zależności od potrzeb gabinetu fizjoterapii:

• Zapisy online — pacjent rezerwuje termin sam, a recepcja nie spędza kwadransa na ustalaniu godziny przez telefon
• Program lojalnościowy — punkty i rabaty dla stałych pacjentów, którzy wracają na kolejne serie
• Karnety — pakiet wizyt z automatycznym saldem i datą ważności
• Magazyn — kontrola stanu akcesoriów i materiałów, zanim się skończą

Przejrzysty interfejs sprawia, że nauka systemu zajmuje niewiele czasu. Wizytę przeniesiesz albo zmienisz jednym ruchem, serię ustawisz jako powtarzaną, a program nie pozwoli zarejestrować dwóch osób na tę samą godzinę u jednego terapeuty ani w jednym gabinecie.

Pacjent rezerwuje termin sam, o dowolnej porze, i wybiera terapeutę, u którego chce się leczyć, albo zostawia wybór gabinetowi. Formularz pokazuje tylko te godziny, w których wolny jest jednocześnie terapeuta, gabinet i potrzebne urządzenie, więc nie powstają rezerwacje nie do zrealizowania.

Przy zapisie system rozpoznaje pacjenta po numerze telefonu i podpina wizytę do istniejącej kartoteki razem z historią poprzednich serii. O każdej nowej rezerwacji gabinet dostaje powiadomienie e-mail, więc recepcja nie musi odświeżać kalendarza w oczekiwaniu na zgłoszenia.

Wywiad i zgodę na zabieg pacjent wypełnia z linku wysłanego przed wizytą albo podpisuje palcem na tablecie w recepcji. Dokument zostaje w karcie, przy właściwej wizycie, a pierwsze spotkanie nie zaczyna się od kwadransa wypełniania papierów.

Warto to powiedzieć wprost: Halo24 prowadzi dokumentację zabiegową, ankiety i zgody pacjenta. Nie jest systemem elektronicznej dokumentacji medycznej i nie wystawia e-recept. Jeśli masz obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej, realizujesz go w programie przeznaczonym do tego celu.

Wiadomość do wybranej grupy pacjentów wysyłasz SMS-em lub e-mailem, a odbiorców dobierasz filtrami: rodzaj wykonanej usługi, data ostatniej wizyty, brak wizyty od określonej liczby dni, tagi i grupy, płeć, wiek, miesiąc urodzin, źródło pozyskania oraz placówka. Program do gabinetu fizjoterapii pozwala w ten sposób odezwać się na przykład do osób, które skończyły serię i od dawna nie były na kontroli.

SMS wychodzi z nazwą gabinetu jako nadawcą, e-mail z adresu Twojej placówki. Życzenia urodzinowe wysyłają się automatycznie, a po wizycie możesz włączyć krótką wiadomość z podziękowaniem.

Oprogramowanie do zarządzania gabinetem powinno domykać wizytę także od strony pieniędzy. Rozliczenie robisz od razu po zabiegu: jeśli masz obowiązek ewidencji, paragon drukuje się na drukarce fiskalnej z tego samego ekranu, a fakturę wystawisz przez integrację z Fakturownia.pl, bez przepisywania pozycji do drugiego programu.

Raporty pokazują przychód, obłożenie terapeutów i prowizje naliczone od faktycznie zapłaconych kwot. Punkty lojalnościowe działają tak samo — liczą się od realnych wpłat, więc niezapłacona wizyta nie zasila salda pacjenta.

Terapeuta może widzieć wyłącznie własny grafik i karty swoich pacjentów, recepcja kalendarz i rozliczenia, a właściciel całość razem z raportami. Zakres ustawiasz rolą pracownika i zmieniasz w każdej chwili, bez kontaktu z nami.

Rejestr logowań pokazuje, kto i kiedy korzystał z systemu. W gabinecie, w którym terapeuci pracują na różnych umowach i zmieniają się w ciągu roku, to prosty sposób na kontrolę dostępów.

Jeśli prowadzisz gabinet w Versum, bazę pacjentów przenosimy do Halo24 importem — kartotek nie przepisujesz ręcznie. Wizyty umawiane przez Booksy możesz synchronizować z kalendarzem, żeby ten sam termin u terapeuty nie został sprzedany dwa razy.